System Informasi Eksekutif

Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hirerarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan. Selain itu kita dapat memperoleh pandangan tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang dibuat oleh tiga ahli teori manajemen : Henri Fayol , Henry Mintzberg , John Kotter.

10.1Apa yang Dilakukan Eksekutif

Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hirerarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan. Selain itu kita dapat memperoleh pandangan tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang dibuat oleh tiga ahli teori manajemen : Henri Fayol , Henry Mintzberg , John Kotter.

Fungsi – fungsi Manajemen Fayol

Henri Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi – fungsi manajemen yang sama merencanakan , mengorganisasikan , menyusun staf , mengarahkan dan mengendalikan. Yang diyakini secara luas adalah bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif , sementara fungsi – fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat – tingkat yang lebih rendah.

Peran – Peran Manajerial Mintzberg

Henry meyakini bahwa semua manajer melakukan semua peran , tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.Salah satu peran keputusan adalah perunding (negotiator). Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran – peran keputusan. Mereka berkonsentrasi membuat perbaikan – perbaikan jangka panjang dan entrepreneurial bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan negosiasi kepada manajer tingkat bawah.

Agenda dan Jaringan Kantor

Profesor John P. Kotter dari Harvard meyakini bahwa para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan mengikuti strategi tiga tahap. Pertama , mereka menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai perusahaan.Agenda jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam limaatau sepuluh tahun dari sekarang. Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh tiap produk perusahaan saat ini. Kedua, eksekutif membangun jaringan .Ini bukanlah jaringan computer tetapi hubungan kerjasama diantara orang c- orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut. Ketiga , eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehinggapara anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

10.2Bagaimana Eksekutif Berpikir ?

Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berpikir lebih dari

selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran mereka. Apa yang dipikirkan Eksekutif Eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum.

Dalam hal memikirkan mengenai cara membuat sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih memerhatikan hal – hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya. Proses Berpikir saat memecahkan Masalah Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternative.

Eksekutif memang membuat keputusan rasional, tetapi keputusan tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah – langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama. Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada tiap langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

10.3Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif , kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada penggunaan computer. Penelitian Mintzberg Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif.

Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO : tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output computer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran system informal yang menkomunikasikan informasi lisan , dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.” Penelitian Jones dan MCLeod Pengarang buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber – sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh mintzberg. Kami melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif.

10.4Saran – Saran untuk Memperbaiki System Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif Orang pasti merasakan bahwa computer merupakan sumber daya informasi bagi eksekutif yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil langkah – langkah untuk meningkatkan peran computer dalam system informasi mereka. Tetapi dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha meningkatkan komponen –komponen nonkomputer. Suatu program empat langkah untuk mencapai tujuan. Diiktisarkan dibawah ini :

• Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk.

Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang  memungkinkaneksekutif untuk menjawab penelitian Jones dan MCLeod yang berhubungan dengan system mereka.

• Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi.

Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi , eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber tersebut.

• Memanfaatkan Peluang.

Jika sepotong informasi yang baik dating , eksekutif harus meraihnya. Menyesuaikan Sistem pada perorangan. Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil

bagi yang lain.

• Memanfaatkan Tekhnologi.

Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka akan mempertimbangkan cara apapun untuk memperbaikinya.

10.5 Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi merupakan satu kesatuan unsur (manusia dan peralatan)

yang bekerja secara bersama untuk melaksanakan pengolahan informasi dari mulai pengumpulan,pengolahan, penyimpanan dan pendistribusiannya. Eksekutifmerupakan pelaksana/yang bertindak untuk melaksanakan suatu system informasi. Contoh, direktur, kepala–kepala bagian, presiden atau gubernur bagian.

Jika tidak ada Sistem Informasi Eksekutif dan hanya ada sistem informasi

fungsional, manajer puncak akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.

Executive Information System (EIS) disebut juga sebagai Executive Support

System (ESS) atau Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem berbasis komputer yang interaktif, yang memungkinkan pihak eksekutif untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi, dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis.Sistem informasi eksekutif merupakan suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekuif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Eksekutif sering dikaitkan dengan perencanaan dan jangka panjang dan Berorientasi pada kesejahteraan perusahaan.

Berikut ini beberapa pandangan tentang apa yang harus dilakukan oleh Eksekutif :

• Menurut Henri Fayol, semua manajer melakukan fungsi-fungsi manajemen yang sama: merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staff, mengarahkan dan mengendalikan. Perencanaan sangat ditentukan pada tingkat eksekutif, sedangkan fungsi-fungsi lain oleh tingkat yang lebih rendah.
• Peran-peran manajerial Mintzberg, semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah negotiator. Salah satu contoh, seorang manajer puncak berunding dalam menggabungkan usaha (merger), dan manajer tingkat bawah/rendah berunding tentang tanggal penerimaan dengan pemasok.
• Agenda dan jaringan Kotter, menurut Prof. John P. Kotter dari Harvard para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mengikuti strategi tiga tahap: (a) menetapkan agenda - tujuan yang harus dicapai perusahaan (panjang, mencegah, dan jangka pendek); (b) membangun jaringan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut; (c) menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

Jadi dapat kita simpulkan bahwa Pengertian Sistem Informasi Eksekutif

adalah Merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi Eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan, informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian dan memudahkan serta mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).

10.6  Keputusan Penerapan EIS ( Executive Information System )

Untuk menerapkan EIS berbasis komputer, ada 3 pertimbangan yang perlu dilakukan:

1. Perlukah kita mengembangkan EIS? J

Jika jawabannya tidak, eksekutif cukup mengandalkan sistem yang ada sekarang.

Jika jawabannya ya, maka eksekutif akan menyusun rencana dan tujuan pengembangan dari system yang ada ( hal ini tergantung pada masing-masing perusahaan).

2. Apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif? J

Jika ada , gunakan peralatan lunak tersebut

Jika tidak, maka eksekutif akan melihat seberapa pentingnya dan apakah akan menambah efisiensi jika dilakukan penambahan perangkat lunak

3. Perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?

Jika ya, perangkat lunak tersebut dibeli;

jika tidak staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software).  

Contoh-contoh perangkat lunak EIS siap pakai antara lain :

a)      Contoh Perangkat lunak produktivitas perseorangan siap pakai adalah S/W umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket grafik, sistem manajemen proyek. Perangkat lunak EIS siap pakai: khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif.

b)      Contoh S/W awal EIS yang dirancang untuk mainframe adalah Pilot Executive Software, Inc.dari Boston dan Comshore, Inc. dari Aum Arbor, Michigan. Sekarang S/W untuk PC sudah banyak ada.

10.7 Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan EIS (Executive Information System)

Para eksekutif membangun EIS atas dasar konsep-konsep manajemen. Ada 3 konsep

dalam EIS yaitu factor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exception dan model mental.

1. Critical Success Factor (CSF)

Dengan EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan

dalam hal tujuan dan factor-faktor penentu keberhasilan. Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaaanberbeda-beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan

Contoh :

Industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini : model, jaringan dealer yang efisien dan pengendalian biaya manufaktur yang kuat.

Industri asuransi jiwa, CSF yang diyakini : pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administrative dan inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.

2. Management By Exception (MBE)

Diterapkan dengan cara membandingkan kinerja anggaran dan pelaksanaan aktualnya.

Perbandingan antara kinerja yang direncanakan dengan kinerja actual. Sehingga informasi dapat langsung didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan. Pie Chart menyajikan komposisi kinerja actual , table menyajikan perbandingan aktula terhadap anggaran. Software EIS dapat secara otomatis mengidentifikasi ‘exception’ agar diperhatikan eksekutif.

3. Mental Models

Peran utama EIS adalah membuat sari dari data dan informasi yangvolumenya besar

untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.Model tersebut memungkinkan seseorang membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.

Tahun 1973, P.N. Johnson – Lavid menciptakan istilah model mental, yakni “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya dan di atas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).”

Rockart dan Delong mengidentifikasi 8 faktor penentu keberhasilan EIS, yaitu :

1. Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen; eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya.
2. Sponsor operasi, kalau sponsor eksekutif sibuk dapat diberikan kepada eksekutif lebih rendah, misal wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerjasama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan pekerjaan itu terlaksana.
3. Staf jasa informasi yang sesuai; tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan system itu.
4. Teknologi informasi yang sesuai; H/W dan S/W tidak lebih dan tidak kurang.
5. Manajemen data; data harus selalu mutakhir dengan mengidentifikasi tanggal dan jam dimasukkan dalam sistem. Juga perlu analisis melalui drill-down – dengan bertanya kepada manajer data atau keduanya.
6. Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis; EIS harus berhasil memecahkan masalah-masalah spesifik/untuk memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani teknologi informasi.
7. Manajemen atas penolakan organisasi. Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu upaya untuk mendapatkan dukungan. Untuk itu perlu identifikasi masalah tanggal tersebut, kemudian menerapkan EIS dengan prototyping untuk mengatasi masalah tersebut.
8. Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem; jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama.

10.8  Kecenderungan EIS di Masa Depan

1)      Penggunaan EIS pada perusahaan besar menjadi umum.

2)      Software EIS dengan harga lebih murah makin dibutuhkan.

3)      SIM dan DSS masa depan akan menjadi seperti EIS saat ini.

4)      Dibandingkan aplikasi lain lebih banyak usaha yang dilakukan agar user menerima EIS. Kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer pada tingkat yang lebih rendah.

5)      Eksekutif akan mempertahankan komputer secara perspektif.